Cách lên kế hoạch ngày hội gia đình công ty ở TP.HCM

Cách tính số lượng nghệ sĩ theo số trẻ em tham dự

Sai lầm phổ biến nhất khi lên kế hoạch là đặt quá ít họa sĩ so với số lượng trẻ em thực tế. Một họa sĩ vẽ mặt có thể vẽ khoảng 10-15 hình đơn giản mỗi giờ (đây là ước tính, còn tùy mẫu vẽ), vì vậy cả số lượng trẻ và thời gian hoạt động đều cần được tính toán kỹ. Với buổi 2 giờ và đội tối đa 5 họa sĩ, ước tính như sau:

• Dưới 50 trẻ: 2 họa sĩ, khoảng 40-60 gương mặt
• 50-100 trẻ: 3-4 họa sĩ, khoảng 60-120 gương mặt, kết hợp thêm show bong bóng hoặc ảo thuật để giảm thời gian chờ
• 100-150 trẻ: 5 họa sĩ (mức tối đa), khoảng 100-150 gương mặt, chia thành nhiều trạm chạy song song với giờ đến lệch nhau
• Trên 150 trẻ: 5 họa sĩ cũng cần thêm giờ, ví dụ 3 giờ cho khoảng 150-225 gương mặt, kết hợp thêm tiết mục biểu diễn trên sân khấu để giữ chân các bé giữa các lượt chờ

Hãy khảo sát nhân viên hoặc dựa vào danh sách RSVP để ước tính số trẻ tham dự, sau đó xác nhận số lượng họa sĩ với đơn vị cung cấp dịch vụ ít nhất hai tuần trước sự kiện.

Lịch trình mẫu cho một ngày hội gia đình

Một lịch trình rõ ràng giúp ngày hội diễn ra thoải mái thay vì gấp gáp:

• 8:30-9:00: Đón khách và nước chào mừng
• 9:00-9:30: Phát biểu khai mạc và hoạt động công ty
• 9:30-11:30: Vẽ mặt, show bong bóng và các trò chơi diễn ra song song
• 11:30-12:30: Ăn trưa và nghỉ ngơi
• 12:30-14:00: Biểu diễn ảo thuật, tiếp tục vẽ mặt và chụp ảnh nhóm
• 14:00-14:30: Bốc thăm trúng thưởng và bế mạc

Việc chia hoạt động giải trí thành hai khung giờ sáng và chiều giúp giãn hàng chờ và cho họa sĩ nghỉ ngắn, nhờ đó hình vẽ luôn đẹp và đồng đều suốt ngày.

Mẹo dự trù ngân sách cho HR và người tổ chức sự kiện

Chi phí giải trí thường chỉ là một phần nhỏ trong tổng ngân sách sự kiện, nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng của các gia đình về ngày hội. Bảng giá của Facepainting Việt Nam rất rõ ràng: 500.000 VNĐ cho 1 giờ và 900.000 VNĐ cho 2 giờ, đội nhiều họa sĩ và các buổi dài hơn cho sự kiện công ty cả ngày được báo giá riêng. Hãy xác nhận số lượng họa sĩ cần thiết dựa trên số trẻ em dự kiến chứ không phải tổng số nhân viên, và nên hỏi đặt kết hợp show bong bóng hoặc ảo thuật cùng vẽ mặt để gọn khâu điều phối, vì chúng tôi xếp lịch cho cả hai. Nên hỏi lịch sớm vì cuối tuần và mùa Tết được nhiều nơi quan tâm cho các sự kiện trên toàn Việt Nam. Việc chia sẻ trước số lượng nhân viên và số trẻ RSVP với đơn vị dịch vụ sẽ giúp bạn nhận được báo giá chính xác và hợp lý hơn.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí vẽ mặt cho sự kiện công ty là bao nhiêu? Giá là 500.000 VNĐ cho 1 giờ và 900.000 VNĐ cho 2 giờ; các buổi nhiều giờ hoặc nhiều họa sĩ cho ngày hội gia đình lớn được báo giá riêng.

Facepainting Việt Nam có phục vụ ngoài Quận 2 và Quận 7 không? Có, đội ngũ phục vụ các sự kiện khắp TP.HCM và sẵn sàng di chuyển cho các sự kiện công ty trên toàn Việt Nam.

Nên đặt dịch vụ giải trí trước bao lâu? Nên đặt trước ít nhất hai đến ba tuần cho ngày hội gia đình quy mô lớn để sắp xếp đủ số họa sĩ cần thiết, đặc biệt vào mùa cuối tuần và lễ Tết cao điểm.

Có thể kết hợp vẽ mặt với show bong bóng và ảo thuật không? Có, kết hợp nhiều tiết mục là cách phổ biến để giảm thời gian chờ và giữ trẻ luôn hào hứng suốt sự kiện, gọi ngay hotline 0908 980 603 để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp với số lượng người tham dự.

Xem thêm: Vẽ mặt sự kiện công ty.